Whistleblowing

Sistema di segnalazione di condotte illecite

Perchè adottare un sistema di Whistleblowing?

Con l’intento di rafforzare l’azione di prevenzione e contrasto ai comportamenti illeciti posti in essere all’interno di enti pubblici e privati, il 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la legge n. 179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”. L’istituto del whistleblowing trova il suo fondamento giuridico nella tutela del dipendente pubblico o privato che segnali condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro. La legge n. 2017 del 30 novembre 2017 consolida la disciplina esistente (D. Lgs. 165/2001) sia nella Pubblica Amministrazione che nelle aziende private, prevedendo significative forme di tutela del segnalante.

La tutela del whistleblower nel settore privato interviene sul decreto 231 introducendo una nuova previsione che inquadra nell’ambito del modello organizzativo 231 le misure legate alla presentazione e gestione delle segnalazioni. Più precisamente, il modello organizzativo 231 deve oggi prevedere specifici canali per la segnalazione di condotte illecite, di cui almeno uno con modalità informatiche e tali da garantire la riservatezza dell’identità del segnalante.

ll servizio offerto dal network DLG, in partnership con la società CO.DE srl, fornisce un’ampia gamma di strumenti ad hoc idonei a guidare il processo di segnalazione di illeciti o di altre irregolarità di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza e, al contempo, assicura ai responsabili del sistema un monitoraggio completo dei flussi informativi pervenuti, in conformità alla nuova normativa vigente.

Per rispondere alle esigenze diversificate di ogni organizzazione in materia di segnalazioni, la nostra Società è in grado di offrire un pacchetto di servizi modulari, progettando su misura il sistema integrato di gestione delle segnalazioni in base alla complessità organizzativa di riferimento.

DLG gestirà per conto dei propri Committenti, in outsourcing, il servizio di Whistleblowing secondo i seguenti step:

1. FORNITURA DI UNA PIATTAFORMA INFORMATICA

L’adozione di una piattaforma informatica semplice ed intuitiva mediante la quale canalizzare le segnalazioni pervenute rappresenta oggi l’unico sistema che tutela sia i soggetti segnalanti, ma anche e soprattutto le funzioni responsabili dalle importanti sanzioni previste dalla norma, in quanto tale sistema consente di tracciare e certificare la corretta istruzione delle pratiche e la segretezza delle stesse.

La piattaforma informatica che DLG mette a disposizione insieme al proprio partner CO.DE srl è dotata delle seguenti principali caratteristiche:

• Interfaccia intuitiva con grafica semplice e pulsanti ben visibili;
• Sistema di crittografia dei dati;
• Tracciabilità delle operazioni;
• Garanzia di riservatezza del segnalante.

2. LA FORMAZIONE

Il personale di un’impresa gode di una posizione privilegiata e di una conoscenza più intima delle dinamiche interne all’organizzazione, due elementi fondamentali per identificare in maniera più immediata i rischi di commissione di illeciti rispetto ai soggetti esterni.

Per favorire l’emersione delle condotte illecite, è pertanto di fondamentale importanza che l’impresa stimoli l’etica morale del suo personale affinché aumentino le denunce dei comportamenti irregolari di cui si viene a conoscenza nel proprio ambito lavorativo, promuovendo un processo di sensibilizzazione attivato mediante una continua ed efficace formazione in merito alle tematiche afferenti la segnalazione.

In particolare, attraverso i nostri professionisti, verranno organizzate sessioni formative durante le quali si impartiscono nozioni teoriche in materia di whistleblowing e si illustra come effettuare praticamente una segnalazione, senza incorrere nel rischio di ritorsioni e mantenendo riservata la propria identità.

3. ANALISI DELLE SEGNALAZIONI

Un sistema di segnalazioni efficace può essere determinante per evitare gravi danni all’azienda o a terzi o per evitare importanti responsabilità per l’azienda stessa.

Per questo si dimostra essenziale, una volta pervenuta la segnalazione, ricorrere a società di investigazione per acquisire elementi probatori utili e talvolta decisivi nell’ambito di un eventuale procedimento giudiziario. A ciò si aggiunga che il whistleblower, pur godendo di ampie tutele, non è – come ha peraltro chiarito la Corte di Cassazione (Sez. V, n. 35792 del 26 luglio 2018) –  in alcun modo autorizzato a svolgere per proprio conto attività investigative atte ad acquisire gli elementi di prova a supporto di quanto denunciato.

• Raccolta delle segnalazioni pervenute dalla piattaforma informatica

Le segnalazioni saranno numerate progressivamente e suddivise separatamente tra anonime e nominative, registrate in apposito registro e conservate in base alla normativa vigente in materia di protezione dei dati

• Screening delle segnalazioni

Le segnalazioni verranno vagliate, accertate e verificate allo scopo di enucleare la presenza di un ragionevole presupposto di fondatezza o di attendibilità con riferimento alla possibilità di attivare in concreto attività investigative circa i fatti segnalati. Nei casi in cui la genericità delle segnalazioni non consenta di avviare una verifica, le stesse saranno archiviate.

Tali attività saranno svolte dai professionisti di DLG in stretta sinergia con un incaricato da parte dell’azienda nonché a seguito confronto con il segnalante.

4. LO SVOLGIMENTO DI INDAGINI

Le segnalazioni identificate come meritevoli di approfondimento saranno sottoposte ad indagini investigative secondo le metodologie e le professionalità di DGL.

Nel corso delle indagini saranno acquisiti gli elementi di prova utili a dimostrare la fondatezza della segnalazione pervenuta, senza violare i diritti dei lavoratori e fornendo la necessaria documentazione eventualmente utilizzabile dall’azienda in sede giudiziaria o a supporto di provvedimenti interni che verranno intrapresi.

Le tempistiche, le metodologie e le tecnologie adottate da DLG nel corso delle attività investigative saranno subordinate alla tipologia di illecito segnalato ed agli obiettivi stabiliti in sinergia con il proprio Committente.